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如何建立文件的识别编号？
文件的编号分为文件的识别编号（即文件代号）和文件的发放编号。识别编号反映该文件的种类、属性及版本，发放编号则反映该文件的发放对象，即所有权人（有时是部门），这两种编号都应是惟一的。有了识别编号，在提及该文件时，可以不必再叙述名称，而以识别编号代之。有了发放编号，就不必再在文件上标注使用人姓名，文件使用人变更（例如人员调离、退休）时也不需重新标注发放编号，而只需要在文件发放清单上做好使用人变更的记录和发放、回收的登记即可。
由于地区有关部门（或国际组织）在批准发布技术文件时，已给出文件的识别编号，实验室*对外来技术文件重新给出识别编号。需要建立文件识别编号的，大多是实验室**的文件。文件识别编号可用英文字母和阿拉伯数字的组合来表示，例如：XXXX/XX
XXX—XXXX。代号较前面是用英文缩写表示的机构代号，“/”后面的* 一、二位用英文字母表示文件类型识别，不同的字母组合分别代表质量手册、程序文件、作业指导书（可细分为检测/校准实施细则、操作规程、测量不确定度评定书、期间核查办法、型式评价大纲等）、表格、质量计划、记录、网格文件等。“/”后面的第三、四、五位用阿拉伯数字表示文件序号，如该测量不确定度评定书是实验室的*8份测量不确定度评定书，则表示为“008”。“一”后面的四位阿拉伯数字表示文件批准的年份。

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4.5.11 检验检测机构应建立和保持记录管理程序，确保记录的标识、贮存、保护、检索、保留和处置符合要求。

【条文解释】

1、记录分为质量记录和技术记录两类：

a）质量记录指检验检测机构管理体系活动中的过程和结果的记录，包括合同评审、分包控制、采购、内部审核、管理评审、纠正措施、预防措施和投诉等记录；

b）技术记录指进行检验检测活动的信息记录，应包括原始观察、导出数据和建立审核路径有关信息的记录，检验检测、环境条件控制、员工、方法确认、设备管理、样品和质量监控等记录，也包括发出的每份检验检测报告或证 书的副本。

2、每项检验检测的记录应包含充分的信息，该检验检测在尽可能接近原始条件情况下能够重复。

3、记录应包括抽样人员、每项检验检测人员和结果校核人员的签字或等效标识。

4、观察结果、数据应在产生时予以记录。不允许补记、追记、重抄。

5、书面记录形成过程中如有错误，应采用杠改方式，并将改正后的数据填写在杠改处。实施记录改动的人员应在更改处签名或等效标识。

6、所有记录的存放条件应有安全保护措施，对电子存储的记录也应采取与书面媒体同等措施，并加以保护及备份，防止未经授权的侵入及修改，以避免原始数据的丢失或改动。

7、记录可存于不同媒体上，包括书面、电子和电磁。 **、cma计量认证咨询、成都cma认证咨询、cma咨询公司。

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